Manual Book: Pengajuan Reimburse

• Prosedur Pengajuan Reimbursement
• Flow Pengajuan
• Panduan Pengajuan untuk AM (Account Manager)
• Panduan Approval Reimbursement Manager AM
• Panduan Approval GTM
• Panduan Approval Manager GTM
• Panduan Transfer GTM

Prosedur Pengajuan Reimbursement

A. Persiapan Dokumen

Sebelum mengajukan, AM wajib menyiapkan dokumen sebagai berikut:

1. Formulir Pengajuan Reimbursement yang telah diisi lengkap dan akurat.

2. Bukti Pengeluaran Asli (Kwitansi, Nota, Invoice, Tiket, atau bukti transfer yang sah). Pastikan bukti pengeluaran:

   • Sesuai dengan tanggal pengeluaran dan tidak melebihi batas waktu pengajuan.

   • Mencantumkan rincian pengeluaran yang jelas.

3. Dokumen Pendukung Lain (jika ada), seperti memo approval kegiatan, email penugasan, atau laporan hasil kegiatan yang terkait.

B. Batas Waktu Pengajuan

• Pengajuan harus dilakukan selambat-lambatnya [Contoh: 7 hari kerja] setelah tanggal pengeluaran.

• Pengajuan yang melewati batas waktu dapat ditolak.

C. Langkah Pengajuan

1. AM melengkapi Formulir Pengajuan Reimbursement dan melampirkan semua dokumen pendukung yang dipersyaratkan.

2. AM mengajukan dokumen lengkap (Formulir dan Lampiran) kepada Manager AM untuk Persetujuan.

Flow Pengajuan

Panduan Pengajuan untuk AM (Account Manager)

Langkah 1:

Buka Menu Pengajuan lalu klik Menu Reimburse

Langkah 2:

Akan muncul halaman utama dari Menu Reimburse

Langkah 3:

Jika ingin membuat Reimburse tekan tombol Create

Langkah 4:

Lalu isi field yang ada pada form, jika ada lebih dari 1 reimburse maka tinggal Tekan Tombol "+ Add Reimburse" , lalu isi lagi field yang ada

Note: * Wajib diisi

Langkah 5:

lalu tekan  Tombol Create jika di rasa sudah mengisi semua Reimbursement

Notifikasi Email:

Notifikasi email akan diterima oleh Manager AM dan GTM yang berwenang (atau: bersangkutan).

Note: 

•    Email hanya dikirim melalui no-reply@adinda.co
•    Jika tidak menerima email silahkan melihat Folder SPAM
•    Mohon untuk Trust Email no-reply@adinda.co untuk menerima notifikasi secara langsung tanpa harus melihat Folder SPAM

Panduan Approval Reimbursement Manager AM

Langkah 1:

Buka halaman pengajuan Reimburse, lalu pilih salah satu reimburse yang di ingin di proses

Langkah 2:

Cek secara rinci detail Pengajuan Reimburse

Jika dirasa belum pas / tidak valid datanya, Manager AM bisa MeReject Pengajuan

Jika dirasa pengajuan sudah pas / valid, Manager AM bisa Mengapprove Pengajuan

Langkah 3:

Jika berhasil approve / reject maka status akan berubah

Notifikasi Email:

Notifikasi email akan diterima oleh Manager AM dan GTM yang berwenang (atau: bersangkutan).

Jika ada kalimat Need Attention pada email, maka Pengajuan Perlu di proses oleh yang bersangkutan

Note: 

•    Email hanya dikirim melalui no-reply@adinda.co
•    Jika tidak menerima email silahkan melihat Folder SPAM
•    Mohon untuk Trust Email no-reply@adinda.co untuk menerima notifikasi secara langsung tanpa harus melihat Folder SPAM

Panduan Approval GTM

Langkah 1:

Buka halaman pengajuan Reimburse, lalu pilih salah satu reimburse yang di ingin di proses

Langkah 2:

Cek secara rinci detail Pengajuan Reimburse

Jika dirasa belum pas / tidak valid datanya, Manager AM bisa MeReject Pengajuan

Jika dirasa pengajuan sudah pas / valid, Manager AM bisa Mengapprove Pengajuan

Langkah 3:

Jika memilih Approve

GTM bisa memilih reimburse mana yang di approve , jika ada 1 atau lebih reimburse yang tidak di pilih maka akan otomatis reject

Langkah 4:

Jika memilih Reject

GTM bisa memilih reimburse mana yang di reject, jika ada 1 atau lebih reimburse yang tidak di pilih maka akan otomatis approve

Langkah 5:

Jika berhasil approve / reject maka status akan berubah

Notifikasi Email:

Notifikasi email akan diterima oleh Manager AM dan GTM yang berwenang (atau: bersangkutan).

Jika ada kalimat Need Attention pada email, maka Pengajuan Perlu di proses oleh yang bersangkutan

Note: 

•    Email hanya dikirim melalui no-reply@adinda.co
•    Jika tidak menerima email silahkan melihat Folder SPAM
•    Mohon untuk Trust Email no-reply@adinda.co untuk menerima notifikasi secara langsung tanpa harus melihat Folder SPAM

Panduan Approval Manager GTM

Langkah 1:

Buka halaman pengajuan Reimburse, lalu pilih salah satu reimburse yang di ingin di proses

Langkah 2:

Cek secara rinci detail Pengajuan Reimburse

Jika dirasa belum pas / tidak valid datanya, Manager AM bisa MeReject Pengajuan

Jika dirasa pengajuan sudah pas / valid, Manager AM bisa Mengapprove Pengajuan

Langkah 3:

Jika berhasil approve / reject maka status akan berubah

Notifikasi Email:

Notifikasi email akan diterima oleh Manager AM dan GTM yang berwenang (atau: bersangkutan).

Jika ada kalimat Need Attention pada email, maka Pengajuan Perlu di proses oleh yang bersangkutan

Note: 

•    Email hanya dikirim melalui no-reply@adinda.co
•    Jika tidak menerima email silahkan melihat Folder SPAM
•    Mohon untuk Trust Email no-reply@adinda.co untuk menerima notifikasi secara langsung tanpa harus melihat Folder SPAM

Panduan Transfer GTM

Langkah 1:

Buka halaman pengajuan Reimburse, lalu pilih salah satu reimburse yang di ingin di proses

Langkah 2:

Upload file sebagai bukti bahwa Pengajuan Reimburse telah di transfer

Catatan adalah opsional

Langkah 3:

Jika berhasil Upload Bukti Transfer maka status akan berubah

 

Notifikasi Email:

Notifikasi email akan diterima oleh Manager AM dan GTM yang berwenang (atau: bersangkutan).

Jika ada kalimat Need Attention pada email, maka Pengajuan Perlu di proses oleh yang bersangkutan

Note: 

•    Email hanya dikirim melalui no-reply@adinda.co
•    Jika tidak menerima email silahkan melihat Folder SPAM
•    Mohon untuk Trust Email no-reply@adinda.co untuk menerima notifikasi secara langsung tanpa harus melihat Folder SPAM