# Manual Book: Pengajuan Reimburse
INFORMASI UMUM
**Tujuan:** Manual ini bertujuan untuk memberikan panduan yang jelas dan terstruktur mengenai proses pengajuan dan persetujuan penggantian biaya (reimbursement) agar berjalan efisien, akurat, dan sesuai dengan alur yang telah ditetapkan.
**Ruang Lingkup:** Manual ini berlaku untuk semua pengajuan reimbursement biaya operasional/tugas yang dikeluarkan oleh Account Manager (AM) dan GTM di luar biaya rutin, yang memerlukan persetujuan berjenjang.
# Prosedur Pengajuan Reimbursement
### A. Persiapan Dokumen
Sebelum mengajukan, AM wajib menyiapkan dokumen sebagai berikut:
1. **Formulir Pengajuan Reimbursement** yang telah diisi lengkap dan akurat.
2. **Bukti Pengeluaran Asli** (Kwitansi, Nota, Invoice, Tiket, atau bukti transfer yang sah). Pastikan bukti pengeluaran:
- Sesuai dengan tanggal pengeluaran dan tidak melebihi batas waktu pengajuan.
- Mencantumkan rincian pengeluaran yang jelas.
3. **Dokumen Pendukung Lain** (jika ada), seperti *memo approval* kegiatan, *email* penugasan, atau laporan hasil kegiatan yang terkait.
### B. Batas Waktu Pengajuan
- Pengajuan harus dilakukan selambat-lambatnya **\[Contoh: 7 hari kerja\]** setelah tanggal pengeluaran.
- Pengajuan yang melewati batas waktu dapat ditolak.
### C. Langkah Pengajuan
1. AM melengkapi Formulir Pengajuan Reimbursement dan melampirkan semua dokumen pendukung yang dipersyaratkan.
2. AM mengajukan dokumen lengkap (Formulir dan Lampiran) kepada **Manager AM** untuk Persetujuan.
# Flow Pengajuan
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/gemini-generated-image-ir9c1hir9c1hir9c.png)
# Panduan Pengajuan untuk AM (Account Manager)
### **Langkah 1:**
Buka Menu Pengajuan lalu klik Menu Reimburse
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/image.png)
### **Langkah 2:**
Akan muncul halaman utama dari Menu Reimburse
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/h8timage.png)
### **Langkah 3:**
Jika ingin membuat Reimburse tekan tombol Create
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/ptsimage.png)
### **Langkah 4:**
Lalu isi field yang ada pada form, jika ada lebih dari 1 reimburse maka tinggal Tekan Tombol **"+ Add Reimburse"** , lalu isi lagi field yang ada
*Note: \* Wajib diisi*
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/flqimage.png)
### **Langkah 5:**
lalu tekan Tombol Create jika di rasa sudah mengisi semua Reimbursement
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/LYSimage.png)
### **Notifikasi Email:**
Notifikasi email akan diterima oleh **Manager AM dan GTM yang berwenang (atau: bersangkutan).**
*Note:*
- *Email hanya dikirim melalui *****
- *Jika tidak menerima email silahkan melihat **Folder SPAM***
- *Mohon untuk Trust Email **** untuk menerima notifikasi secara langsung tanpa harus melihat **Folder SPAM***
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/xwkimage.png)
# Panduan Approval Reimbursement Manager AM
### **Langkah 1:**
Buka halaman pengajuan Reimburse, lalu pilih salah satu reimburse yang di ingin di proses
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/ZRWimage.png)
### **Langkah 2:**
Cek secara rinci detail Pengajuan Reimburse
Jika dirasa belum pas / tidak valid datanya, Manager AM bisa MeReject Pengajuan
Jika dirasa pengajuan sudah pas / valid, Manager AM bisa Mengapprove Pengajuan
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/6Xrimage.png)
### **Langkah 3:**
Jika berhasil approve / reject maka status akan berubah
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/Gs3image.png)
### **Notifikasi Email:**
Notifikasi email akan diterima oleh **Manager AM dan GTM yang berwenang (atau: bersangkutan).**
***Jika ada kalimat Need Attention pada email, maka Pengajuan Perlu di proses oleh yang bersangkutan***
*Note:*
- *Email hanya dikirim melalui *****
- *Jika tidak menerima email silahkan melihat **Folder SPAM***
- *Mohon untuk Trust Email **** untuk menerima notifikasi secara langsung tanpa harus melihat **Folder SPAM***
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/gCsimage.png)
# Panduan Approval GTM
### **Langkah 1:**
Buka halaman pengajuan Reimburse, lalu pilih salah satu reimburse yang di ingin di proses
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/bK8image.png)
### **Langkah 2:**
Cek secara rinci detail Pengajuan Reimburse
Jika dirasa belum pas / tidak valid datanya, Manager AM bisa MeReject Pengajuan
Jika dirasa pengajuan sudah pas / valid, Manager AM bisa Mengapprove Pengajuan
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/RUUimage.png)
### **Langkah 3:**
*Jika memilih Approve*
**GTM** bisa memilih reimburse mana yang di approve , jika ada 1 atau lebih reimburse yang tidak di pilih maka akan otomatis reject
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/G3Kimage.png)
### **Langkah 4:**
*Jika memilih Reject*
**GTM** bisa memilih reimburse mana yang di reject, jika ada 1 atau lebih reimburse yang tidak di pilih maka akan otomatis approve
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/941image.png)
### **Langkah 5:**
Jika berhasil approve / reject maka status akan berubah
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/dupimage.png)
### **Notifikasi Email:**
Notifikasi email akan diterima oleh **Manager AM dan GTM yang berwenang (atau: bersangkutan).**
***Jika ada kalimat Need Attention pada email, maka Pengajuan Perlu di proses oleh yang bersangkutan***
*Note:*
- *Email hanya dikirim melalui *****
- *Jika tidak menerima email silahkan melihat **Folder SPAM***
- *Mohon untuk Trust Email **** untuk menerima notifikasi secara langsung tanpa harus melihat **Folder SPAM***
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/1UIimage.png)
# Panduan Approval Manager GTM
### **Langkah 1:**
Buka halaman pengajuan Reimburse, lalu pilih salah satu reimburse yang di ingin di proses
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/FJIimage.png)
### **Langkah 2:**
Cek secara rinci detail Pengajuan Reimburse
Jika dirasa belum pas / tidak valid datanya, Manager AM bisa MeReject Pengajuan
Jika dirasa pengajuan sudah pas / valid, Manager AM bisa Mengapprove Pengajuan
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/VUKimage.png)
### **Langkah 3:**
Jika berhasil approve / reject maka status akan berubah
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/F43image.png)
### **Notifikasi Email:**
Notifikasi email akan diterima oleh **Manager AM dan GTM yang berwenang (atau: bersangkutan).**
***Jika ada kalimat Need Attention pada email, maka Pengajuan Perlu di proses oleh yang bersangkutan***
*Note:*
- *Email hanya dikirim melalui *****
- *Jika tidak menerima email silahkan melihat **Folder SPAM***
- *Mohon untuk Trust Email **** untuk menerima notifikasi secara langsung tanpa harus melihat **Folder SPAM***
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/l3rimage.png)
# Panduan Transfer GTM
### **Langkah 1:**
Buka halaman pengajuan Reimburse, lalu pilih salah satu reimburse yang di ingin di proses
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/MTcimage.png)
### **Langkah 2:**
Upload file sebagai bukti bahwa Pengajuan Reimburse telah di transfer
***Catatan adalah opsional***
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/UkXimage.png)
### **Langkah 3:**
Jika berhasil Upload Bukti Transfer maka status akan berubah
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/wFCimage.png)
### **Notifikasi Email:**
Notifikasi email akan diterima oleh **Manager AM dan GTM yang berwenang (atau: bersangkutan).**
***Jika ada kalimat Need Attention pada email, maka Pengajuan Perlu di proses oleh yang bersangkutan***
*Note:*
- *Email hanya dikirim melalui *****
- *Jika tidak menerima email silahkan melihat **Folder SPAM***
- *Mohon untuk Trust Email **** untuk menerima notifikasi secara langsung tanpa harus melihat **Folder SPAM***
[](https://manual.adinda.co/uploads/images/gallery/2025-10/v91image.png)