Manual Book: Pengajuan Reimburse INFORMASI UMUM Tujuan: Manual ini bertujuan untuk memberikan panduan yang jelas dan terstruktur mengenai proses pengajuan dan persetujuan penggantian biaya (reimbursement) agar berjalan efisien, akurat, dan sesuai dengan alur yang telah ditetapkan. Ruang Lingkup: Manual ini berlaku untuk semua pengajuan reimbursement biaya operasional/tugas yang dikeluarkan oleh Account Manager (AM) dan GTM di luar biaya rutin, yang memerlukan persetujuan berjenjang. Prosedur Pengajuan Reimbursement A. Persiapan Dokumen Sebelum mengajukan, AM wajib menyiapkan dokumen sebagai berikut: Formulir Pengajuan Reimbursement yang telah diisi lengkap dan akurat. Bukti Pengeluaran Asli (Kwitansi, Nota, Invoice, Tiket, atau bukti transfer yang sah). Pastikan bukti pengeluaran: Sesuai dengan tanggal pengeluaran dan tidak melebihi batas waktu pengajuan. Mencantumkan rincian pengeluaran yang jelas. Dokumen Pendukung Lain (jika ada), seperti memo approval kegiatan, email penugasan, atau laporan hasil kegiatan yang terkait. B. Batas Waktu Pengajuan Pengajuan harus dilakukan selambat-lambatnya [Contoh: 7 hari kerja] setelah tanggal pengeluaran. Pengajuan yang melewati batas waktu dapat ditolak. C. Langkah Pengajuan AM melengkapi Formulir Pengajuan Reimbursement dan melampirkan semua dokumen pendukung yang dipersyaratkan. AM mengajukan dokumen lengkap (Formulir dan Lampiran) kepada Manager AM untuk Persetujuan. Flow Pengajuan Panduan Pengajuan untuk AM (Account Manager) Langkah 1: Buka Menu Pengajuan lalu klik Menu Reimburse Langkah 2: Akan muncul halaman utama dari Menu Reimburse Langkah 3: Jika ingin membuat Reimburse tekan tombol Create Langkah 4: Lalu isi field yang ada pada form, jika ada lebih dari 1 reimburse maka tinggal Tekan Tombol "+ Add Reimburse"  , lalu isi lagi field yang ada Note: *  Wajib diisi Langkah 5: lalu tekan  Tombol Create jika di rasa sudah mengisi semua Reimbursement Notifikasi Email: Notifikasi email akan diterima oleh Manager AM dan GTM yang berwenang (atau: bersangkutan). Note:     Email hanya dikirim melalui no-reply@adinda.co     Jika tidak menerima email silahkan melihat Folder SPAM    Mohon untuk Trust Email no-reply@adinda.co   untuk menerima notifikasi secara langsung tanpa harus melihat Folder SPAM Panduan Approval Reimbursement Manager AM Langkah 1: Buka halaman pengajuan Reimburse, lalu pilih salah satu reimburse yang di ingin di proses Langkah 2: Cek secara rinci detail Pengajuan Reimburse Jika dirasa belum pas / tidak valid datanya, Manager AM bisa MeReject Pengajuan Jika dirasa pengajuan sudah pas / valid, Manager AM bisa Mengapprove Pengajuan Langkah 3: Jika berhasil approve / reject maka status akan berubah Notifikasi Email: Notifikasi email akan diterima oleh  Manager AM dan GTM yang berwenang (atau: bersangkutan). Jika ada kalimat Need Attention pada email, maka Pengajuan Perlu di proses oleh yang bersangkutan Note:     Email hanya dikirim melalui  no-reply@adinda.co     Jika tidak menerima email silahkan melihat  Folder SPAM    Mohon untuk Trust Email  no-reply@adinda.co   untuk menerima notifikasi secara langsung tanpa harus melihat  Folder SPAM Panduan Approval GTM Langkah 1: Buka halaman pengajuan Reimburse, lalu pilih salah satu reimburse yang di ingin di proses Langkah 2: Cek secara rinci detail Pengajuan Reimburse Jika dirasa belum pas / tidak valid datanya, Manager AM bisa MeReject Pengajuan Jika dirasa pengajuan sudah pas / valid, Manager AM bisa Mengapprove Pengajuan Langkah 3: Jika memilih Approve GTM bisa memilih reimburse mana yang di approve , jika ada 1 atau lebih reimburse yang tidak di pilih maka akan otomatis reject Langkah 4: Jika memilih Reject GTM bisa memilih reimburse mana yang di reject, jika ada 1 atau lebih reimburse yang tidak di pilih maka akan otomatis approve Langkah 5: Jika berhasil approve / reject maka status akan berubah Notifikasi Email: Notifikasi email akan diterima oleh  Manager AM dan GTM yang berwenang (atau: bersangkutan). Jika ada kalimat Need Attention pada email, maka Pengajuan Perlu di proses oleh yang bersangkutan Note:     Email hanya dikirim melalui  no-reply@adinda.co     Jika tidak menerima email silahkan melihat  Folder SPAM    Mohon untuk Trust Email  no-reply@adinda.co   untuk menerima notifikasi secara langsung tanpa harus melihat  Folder SPAM Panduan Approval Manager GTM Langkah 1: Buka halaman pengajuan Reimburse, lalu pilih salah satu reimburse yang di ingin di proses Langkah 2: Cek secara rinci detail Pengajuan Reimburse Jika dirasa belum pas / tidak valid datanya, Manager AM bisa MeReject Pengajuan Jika dirasa pengajuan sudah pas / valid, Manager AM bisa Mengapprove Pengajuan Langkah 3: Jika berhasil approve / reject maka status akan berubah Notifikasi Email: Notifikasi email akan diterima oleh  Manager AM dan GTM yang berwenang (atau: bersangkutan). Jika ada kalimat Need Attention pada email, maka Pengajuan Perlu di proses oleh yang bersangkutan Note:     Email hanya dikirim melalui  no-reply@adinda.co     Jika tidak menerima email silahkan melihat  Folder SPAM    Mohon untuk Trust Email  no-reply@adinda.co   untuk menerima notifikasi secara langsung tanpa harus melihat  Folder SPAM Panduan Transfer GTM Langkah 1: Buka halaman pengajuan Reimburse, lalu pilih salah satu reimburse yang di ingin di proses Langkah 2: Upload file sebagai bukti bahwa Pengajuan Reimburse telah di transfer Catatan adalah opsional Langkah 3: Jika berhasil Upload Bukti Transfer maka status akan berubah   Notifikasi Email: Notifikasi email akan diterima oleh  Manager AM dan GTM yang berwenang (atau: bersangkutan). Jika ada kalimat Need Attention pada email, maka Pengajuan Perlu di proses oleh yang bersangkutan Note:     Email hanya dikirim melalui  no-reply@adinda.co     Jika tidak menerima email silahkan melihat  Folder SPAM    Mohon untuk Trust Email  no-reply@adinda.co   untuk menerima notifikasi secara langsung tanpa harus melihat  Folder SPAM